Business Process Management
Come progettare il miglioramento dei processi
Ancora oggi una “cultura” aziendale orientata ai processi è poco sviluppata o del tutto esiste. È fondamentale parlare anzitutto di ingegnerizzazione dei processi (calcolo strutturale), definendo quindi un “percorso” attraverso cui “ricostruire” i processi organizzativi sulla base dell'“architettura funzionale” comunemente presente.
Il modus operandi che si suggerisce è di tipo top-down e inizia dalla definizione di strategie ed obiettivi globali, ristrutturando poi l’organizzazione non più secondo una logica funzionale ma secondo un’ottica di processo. La gestione per processi, oltre che assicurare una corretta visione d’insieme, consente di adottare una metrica per valutare le effettive capacità dell’azienda nell’erogare valore e quindi di ottenere i veri Key Performance Indicator (KPI), oltre che individuare i reali rischi a cui l'organizzazione è soggetta.
Modellato il processo su tali fondamenta consolidate, è possibile procedere a esplorare e confrontare varie ipotesi di miglioramento su svariati scenari what-if fino a raggiungere gli obiettivi strategici fissati dal Management. Ne consegue l’allineamento ed il corretto dimensionamento delle strutture organizzative alle sfide che il mercato impone quotidianamente.
Modellare i propri processi
Con queste premesse, diviene necessario abbandonare la mappa di processo come semplice rappresentazione grafica di attività in sequenza per migrare verso il modello dei processi. Questo non è un disegno, bensì costituisce il fondamento su cui costruire il sistema di misura delle performance aziendali. È indispensabile che l’analista consideri tutta una serie di informazioni atte a contestualizzare il processo in questione nell'ambiente reale: i reparti aziendali coinvolti (utile in questo caso introdurre il concetto di swimlane), le risorse utilizzate (siano essere persone o macchinari, infrastrutture IT o altro), i tempi impiegati e la loro variabilità, le condizioni, le regole e le procedure che regolano il flusso delle transazioni all’interno del processo, solo per citarne alcuni.
Considerando tutti questi aspetti è possibile creare un modello di processo che sia specchio dell’organizzazione aziendale e che, grazie ad appropriati motori, possa essere simulato per analizzarne l’effettivo comportamento. Il modello simulabile diventa lo strumento per prendere decisioni manageriali basate su dati oggettivi.
Il BPM come filosofia di gestione aziendale
Basandosi su questi assunti si capisce come il BPM sia una filosofia di gestione dell'organizzazione aziendale che permea l’intera struttura: dalla decisioni strategiche alle scelte operative nelle attività quotidiane.
Il BPM è l'insieme di metodi, tecniche e strumenti per gestire nel modo migliore l’azienda:
- gestione aziendale: il BPM è una filosofia (e una metodologia) per gestire l’azienda organizzandola “intorno” ai suoi processi operativi, coinvolgendo con l’azienda (funzioni e risorse), i clienti, i fornitori e i partner;
- controllo qualità: il BPM è un insieme di tecniche (statistiche) finalizzate al miglioramento della qualità di prodotti o servizi attraverso l’analisi della loro variabilità e di quella dei relativi processi di produzione o erogazione;
- tecnologia ICT: il BPM è un insieme di tecnologie e strumenti per progettare, analizzare, controllare, eseguire e ristrutturare i processi operativi di un’azienda.