Soluzioni per la perfezione dei processi
Le sfide del nostro tempo
Aziende, organizzazioni e Governi si trovano oggi a dover affrontare pressioni economiche e competitive estremamente articolate ed in rapida evoluzione. A fronte di tali pressioni le aziende stanno valutando proattivamente iniziative volte al miglioramento dei processi quali BPM, Six Sigma e Lean. Contemporaneamente, le richieste dei Clienti e i requisiti di legge hanno creato un numero considerevole di standard cui le aziende devono conformarsi, come ad esempio le normative ISO 9001:2015, il D.Lgs 231/01, la Sarbanes-Oxley o Basilea III, solo per citarne alcune.
Al fine di affrontare queste sfide, le varie funzioni aziendali si sono dotate di soluzioni e strumenti volti a rispondere ad obiettivi specifici e distinti secondo il proprio ambito. Questo ha portato alla creazione di un ambiente disomogeneo, dal quale non si riesce a trarre alcun vantaggio competitivo sia per la scarsa comunicazione inter-funzionale, sia per la raccolta di informazioni disaggregate e non coerenti tra loro. Inoltre, la creazione di applicazioni ad-hoc, nate per rispondere a bisogni contingenti e non strutturati, ha reso necessari ingenti sforzi e spreco di risorse umane e finanziarie che hanno lasciato le aziende sovraccariche di applicazioni di scarso utilizzo pratico e molto spesso diventate obsolete in poco tempo.
È chiaro quindi come sia fondamentale, per ottenere dei risultati congrui, definire la coerenza e la condivisione degli obiettivi in tali iniziative. Il motivo degli insuccessi maturati fino ad oggi è dovuto al mancato approccio olistico al miglioramento dei processi, necessario per conseguire la condivisione delle best practice all’interno dell’impresa e per supportare la corretta divulgazione delle informazioni attraverso il “collante digitale” del sistema informativo aziendale.
Metodologia e tecnologia per una gestione integrata dei processi
Una moderna gestione per processi richiede la creazione di un modello dell’organizzazione aziendale per poter prendere decisioni manageriali coerenti con la realtà. Bisogna passare dalla semplice rappresentazione di flussi di sequenza ad una ingegnerizzazione, cioè un calcolo strutturale sulle capacità di processo.
Essere in grado di modellare i processi vuol dire capire come questi si comportano e si relazionano all’interno del contesto aziendale, includendo tutte le informazioni che ne permettono la misurazione e la reale ottimizzazione.
È necessario perciò adottare le metodologie ad oggi più innovative presenti nell’ambito della Business Process Analisys, quali il BPM-Lean SixSigma, che consentono innanzitutto di ottenere una metrica e conseguentemente di eseguire analisi (as-is, what-if, to-be) per raggiungere un reale miglioramento organizzativo. La successiva gestione dei rischi serve a mitigare/governare l’impatto che i processi così attivati possono avere sulle performance globali. I processi devono quindi essere messi in relazione con tutta l’infrastruttura d'impresa per controllare e sovraintendere ruoli/responsabilità, l’applicazione delle procedure operative, la gestione dell’information technology, ecc. allineando il tutto alle strategie e agli obiettivi aziendali.
Dotarsi di strumenti integrati allineati alle più rigorose GRC internazionali, in grado di offrire capacità di analisi dinamica delle performance dei processi in real-time, garantendo al tempo stesso un elevato livello di coerenza tra gli obiettivi specifici delle singole funzioni e assicurando controllo e allineamento dei processi alle strategie e agli obiettivi aziendali, è oggi indispensabile per assicurarsi quel vantaggio competitivo necessario per affrontare il mercato.
In questo modo, l'azienda otterrà notevoli vantaggi:
- passare dalla semplice mappatura di processo alla creazione di modelli di processo esaustivi e multidimensionali;
- ottenere i reali KPI grazie ad uno dei più potenti motori di simulazione dinamica ad eventi discreti presenti sul mercato, per applicare al meglio le tecniche di BPM, Lean e Six Sigma al miglioramento dei processi;
- allineare i processi aziendali agli obiettivi strategici gestendo il framework organizzativo;
- sfruttare la divulgazione web-based per uniformare la conoscenza all’interno dell’organizzazione;
- gestire i rischi;
- garantire conformità ai requisiti di norma e rendere disponibile reportistica dettagliata sempre aggiornata;
- allineare in real-time le attività aziendali al panorama dei processi;
- effettuare Perfomance Management indipendentemente dal sistema informativo aziendale;
- e molto altro ancora...
La necessità di un linguaggio che consenta ai diversi elementi dell'organizzazione di comunicare e condividere le conoscenze tra loro, al di là delle esigenze esclusive e uniche di ognuno, è un vero e proprio must per chi desidera il successo.